Procesos claros, menos tiempos de gestión.

La empresa tecnológica Kafe desarrolló un sistema que se adapta a los requerimientos de cada comuna o municipio. Parametriza, digitaliza, transparenta y estandariza los procesos de gestión con el fin, entre otros, de reducir los tiempos de los trámites y los expedientes.

Hay un comentario casi incesante entre profesionales y empresas que se dedican a la construcción y tiene que ver con las dificultades que se presentan con sus clientes y con los proyectos en sí cuando las autorizaciones para las obras tienen demoras de hasta un año, o idas y vueltas que no terminan de saldarse.

Con el foco puesto en esto, la empresa mendocina de sistemas informáticos Kafe Sistemas S.R.L. ha desarrollado un método de gestión de obras privadas que no es otra cosa que un sistema de gestión de procesos que parametriza, estandariza y agiliza los requerimientos de los municipios para llevar adelante los trámites y expedientes de las obras en construcción.

A través de un proyecto junto con el Colegio de Arquitectos de Mendoza, el primero en implementar el sistema fue Luján de Cuyo, en 2018, con resultados más que favorables para todos los actores del rubro. Es decir, profesionales, propietarios y funcionarios. En este contexto, tanto Mendoza Capital como Rivadavia ya firmaron los acuerdos para comenzar a trabajar con Kafe este año, por lo que pronto estos municipios también tendrán sus procesos sistematizados.

En 2020, la empresa implementó diversos sistemas en Bariloche, Cippoletti (Neuquén), Resistencia (Chaco) y Entre Ríos, mientras están a punto de cerrar acuerdos con la provincia de San Juan y los municipios de General Alvear y San Martín de los Andes.

“No imponemos un sistema cerrado, sino que sistematizamos los procesos que tiene cada municipalidad”, explicó Daniel Suilar, socio gerente de la firma que lleva adelante con Andrés Bolognesi, en Desarrollo y Operaciones, y Víctor Doctorovich, en Comercial y Capacitación.

De este modo, el sistema se adapta a los requerimientos y trámites de las diversas dependencias para ofrecer, en primer lugar, un modelo ágil de gestión de obras que es 100% online. De este modo, entre otras cosas, todas las partes pueden seguir el proceso a través de la web y, al parametrizar y estandarizar los procesos, tanto las consultas presenciales como por mail, disminuyen, así como los “malos entendidos” que puede haber en estos casos.

Entre otras cosas, esto se hace a partir de planillas con “ckeck lists” por tareas, con la idea de que tanto los revisores como los profesionales tengan claro qué debe estar hecho para cumplir con lo que se pide. Así, desde ambas partes están claras las reglas (además, todas las consultas y observaciones quedan registradas en el trámite digital) y hay menos subjetividad al momento de realizar observaciones.

No es un trabajo sencillo ya que se trata de estandarizar procesos complejos. Un código urbano, por ejemplo, puede tener hasta 800 ítems, pero, así y todo, el sistema logra reducir en dos tercios los tiempos de aprobación de expedientes. En parte, porque también se pueden realizar dos o tres trámites de forma paralela dentro del mismo sistema.

Aunque la digitalización de procesos es una tendencia casi ineludible, la pandemia funcionó como un gran incentivo para los municipios al momento de pensar en sistematizar sus procesos de gestión con una gran insistencia por parte del Colegio de Arquitectos con el fin de asegurarse de que, una vez cumplidos los pasos, los expedientes no retrocedan ni se estanquen por meses con las consiguientes pérdidas para todos. Eso, por no mencionar los casos en que –pandemia mediante- dan turno para dentro de dos o tres meses solo para iniciar el trámite.

La necesidad, no obstante, no tiene que ver solo con la importancia de disminuir la presencialidad sino, sobre todo, con una variable económica ya que, por un lado, los municipios activos pueden seguir recaudando por los trámites que llevan adelante. En este sentido, tanto las notificaciones como las multas y sus correspondientes pagos llegan por mail al propietario y al profesional para que pueda cumplimentarse el requerimiento y avanzar, sin esperar el correo o tener que acudir a la sede municipal.

Del otro lado, en un contexto de crisis económica en que se espera que tanto desde la Nación como desde la Provincia motoricen proyectos relacionados con la Construcción para dinamizar la economía; demorar entre seis meses y un año la aprobación de un proyecto atenta contra dicha reactivación y puede ser clave a la hora de elegir emplazamientos de proyectos.

Aunque Kafe Sistemas comenzó hace tres años con el sistema multi-municipio de Gestión de Obras Privadas (GOP), la empresa funciona desde hace quince años; siempre con la sistematización de procesos de gestión tanto en empresas como organismos públicos con distintos tipo de trámites como habilitaciones comerciales, aprobación de la instalación de gas y transferencias de inmuebles; entre otros.

No obstante, el 2020 fue bisagra para esta empresa que –como otras del rubro informático- tuvo un importante crecimiento comercial debido a la necesidad o de adelantar o implementar proyectos virtuales que incluyan todo el servicio y la capacitación.

De este modo, el año pasado tuvieron un crecimiento superior al 200% en ventas, pero el salto no se debió solo al contexto sino a que el equipo buscó asesoramiento específico con una consultora especializada para trabajar en su expansión e internacionalización. Así, este año, Kafe Sistemas procura continuar con su llegada a los más de 2.000 municipios que hay en el país.

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